Урок 3. Графический интерфейс.

Поразмыслив немного решил сделать кнопочную управляющую форму, ориентировочно как в БД "Борей", которая идет примером к Access.

Отступление: На самом деле кнопочная управляющая форма это уже прошлый век, и так уже никто не делает (кроме нас с вами ;). Ну а мы используем ее для упрощения нашей программы, которая тем не менее останется вполне работоспособной и ничего от этого не потеряет.

Создаем форму в режиме конструктора, называем ее frmMain, выставляем следующие значения ее свойств:

Далее делаем ее прямоугольной формы и для красоты влево добавляем картинку из стандартного набора "Коллекция картинок Microsoft", я выбрал девушку за компьютером ;)

Справа добавляем три вытянутые кнопки с надписями "Входящие:Новый", "Исходящие:Новый" и "Реестр". Заходим в свойства и присваиваем им соответствующие имена "cmdInNew", "cmdOutNew", "cmdReestr". С помощью этих кнопок секретарь будет иметь возможность быстро создать новые документы, как входящие так и исходящии, а также просмотреть их полный перечень. Также, для красоты обрамим наши кнопочки в рамку с помощью элемента управления "Группа переключателей".

Мы же хотим чтобы у формы было название? Заходим в свойства и для подписи ставим значение "Главная".

В результате наша главная форма приняла вот такой вид:

Урок 2. Схема базы данных

База у нас будет состоять из четырех таблиц: InDocuments (для учета входящих документов), OutDocuments (соответственно исходящих), Sotrudniki (Сотрудники) и Dolg (перечень должностей организации). Простенько конечно, но для начала подойдет.
Рассмотрим состав каждой из таблиц подробнее.
InDocuments:

1. Id - поле типа счетчик
2. Data - дата документа
3. From - от кого
4. To - кому (директору, его заму и т.д.)
5. theme - тема сообщения
6. Isp - исполнитель, т.е. кому поручили
7. DataIsp - контрольная дата исполнения
8. Dok - непосредственно документ в электронном (или отсканированном варианте)

OutDocuments:

1. Id - поле типа счетчик
2. Data - дата документа
3. To - кому
4. Theme - тема сообщения
5. Isp - исполнитель
6. Dok - непосредственно документ в электронном (или отсканированном варианте)

Sotrudniki:

1. Id - поле типа счетчик
2. FIO - фамилия, Имя Отчество
3. Dolj - Должность, поле для подстановки.

Dolg:

1. Id - поле типа счетчик
2. Name - наименование должности.

И картинка со схемой соотношений таблиц друг к другу:

Upd: вот файл базы данных http://narod.ru/disk/3374189000/sekretar2.zip.html

Урок 1. Определяемся.

А начнем мы, друзья, с написания простенького приложения для учета входящей и исходящей корреспонденции. Сразу предупреждаю, что в этом деле (в смысле учете переписки) не имею слишком большого опыта, а посему буду описывать лишь общие вещи.
Итак, наша программка, кстати предлагаю назвать ее... ммм... ну скажем "Секретарь", должна позволять следующие вещи:

• учет входящей корреспонденции;
• назначение ответственных исполнителей;
• установление сроков исполнения;
• учет исходящей корреспонденции с указанием исполнителя;
• сохранение отсканированного варианта документа в базе (или его электронного аналога);
• формирование различной отчетности.

Для упрощения работы сделаем данный вариант однопользовательским, т.е. не будем добавлять модуль для учета пользователей.

Теперь, после того как мы сформировали цели и задачи нашего программного обеспечения, необходимо сделать второй по важности шаг – разработать схему базы данных, чем мы и займемся на следующем уроке.

Перед тем как начать.

Всем привет!

Давайте знакомится, меня зовут Игорь, начинаю вести блог о программировании на MS Access. Зачем это надо? В своей работе (крупная коммерческая организация) замечаю, что практически все мои коллеги делают очень много не нужных телодвижений, т.е. используют компьютер как счетную машинку (и все равно потом перепроверяют на калькуляторе ;)). Безусловно, сам делаю что могу, по мере своих сил, автоматизируя рутинные и долгие процессы, но тем не менее, если каждый человек научится использовать все функции Офиса , то это поможет сэкономить процентов 30 рабочего времени, использовав его для повышения собственной профессиональности (или просто посидеть в интернете ;)).

Безусловно, сам я далеко не гуру, многому еще надо научиться, но попытаюсь подготовить и предоставить вашему вниманию уроки по работе в Microsoft Access, более эффективному отслеживанию и управлению данных, чем на калькуляторе.

Для работы использую Microsoft Access 2003. Пока переходить на 2007 не вижу смысла, так что все уроки будут выложены в данном формате приложения (2003).

В интернете есть много информации на данную тему, поэтому я решил направить вас сразу в бой, т.е. мы будем писать готовое приложение для облегчения нашей работы. В связи с этим желательны минимальные знания офисного пакета и языка программирования VBA, так будет проще и для вас и для меня.